Politie Nederland
Digitaal samenwerken in de migratieketen.
De vraag
Hoe ontwerp je toegankelijke software binnen een complexe werkomgeving? En hoe zorg je ervoor dat je bij blijft met veranderende landelijke en Europese wetgeving?
Het resultaat
- Realtime samenwerking in werkprocessen.
- Geautomatiseerde communicatie met ketenpartners zoals IND, COA en KMar.
- Een gebruiksvriendelijke interface volgens de nieuwe huisstijl met een sterk design systeem.
- Minder handmatig werk en meer grip op data.
De uitdaging
In 2020 kreeg UXfactor een hulpvraag van Politie Nederland. Na een kritisch BIT-rapport bleken meerdere interne applicaties verouderd en onveilig. Eén daarvan was een essentiële applicatie voor de AVIM, Afdeling Vreemdelingen, Identiteit en Mensenhandel (Vreemdelingenpolitie). Uit landelijk gebruikersonderzoek bleek bovendien dat de applicatie een onvoldoende scoorde op het gebied van gebruikersgemak en flexibiliteit.
Eén van de twee software development teams werkzaam voor de AVIM, had al een start gemaakt met een nieuw technisch fundament. Het ontbrak echter nog aan een digitale visie.
Onze aanpak
Het begint bij een ijzersterke business analyse. Eerst die werkprocessen in kaart brengen, daarna in de actiemodus. We spraken gebruikers, bezochten de werkvloer, schetsten tijdlijnen, werkprocessen en gaven interactieve workshops. We vertaalden al die inzichten naar concrete prototypes en visuals. Door te tekenen in plaats van alleen te praten, voorkom je dat je langs elkaar heen vergadert. Zeker nuttig als je naast interne werkprocessen ook verplichtingen hebt naar complexe ketenpartnersystemen zoals die van IND, COA of Koninklijke Marechaussee.
We gaven vorm aan een nieuwe basis: een moderne webapplicatie voor procesmanagement, met duidelijke todo-lijsten per gebruiker, versimpelde webformulieren en realtime samenwerking. Businesskennis werd in de development teams geborgd door open source tooling voor procesflows. Geen dure licentiekosten, wel flexibiliteit en schaalbaarheid.
Design dat verbindt
Parallel aan de technische ontwikkeling werd ook een nieuwe digitale huisstijl geïntroduceerd. Daardoor ontstond een nieuwe basis voor het landelijke politie design systeem: Blauwdruk. Applicaties worden voortaan gebouwd met generieke, herbruikbare componenten waarbij toegankelijkheid voorop staat.
Versnippering in het applicatielandschap versimpelen met een uniforme gebruikservaring.
Door Blauwdruk te voeden met generieke bouwblokken uit applicaties - en omgekeerd, ontstond een snelle en verrijkende samenwerking tussen het design systeem team en de landelijke development teams in de projecten.
De UXfactor voor Politie Nederland
De overstap naar nieuwbouw gebeurde stap voor stap, terwijl de oude systemen bleven draaien. Voor de gebruikers was het essentieel om door te blijven werken en tegelijkertijd al te wennen aan de nieuwe implementatie. Daarom bedachten we slimme koppelingen met randsystemen, zorgden we voor een automatisering van datastromen en bleven gebruikers continu betrekken met training en onboarding. Maximaal resultaat en minimale overlast.
Nieuwbouw met de winkel open. Je voorraad verhuist direct wanneer een nieuw schap is opgeleverd.